Как заверить копию документа или выписки из него, рассказала кобринский нотариус Наталия Марчук

Одним из часто встречаемых в практике является такое нотариальное действие, как свидетельствование верности копии документа и выписок из него. Нотариус тем самым свидетельствует, что копия соответствует оригиналу документа. В большинстве случаев копия, заверенная нотариально, имеет такую же юридическую силу, что и оригинал документа, рассказывает нотариус Брестского нотариального округа Наталия Марчук.

Прежде чем выдать нотариально удостоверенную копию документа заявителю, нотариус устанавливает его личность, поэтому для обращения за этим нотариальным действием необходимо взять с собой документ, удостоверяющий личность.

Кто может обратиться к нотариусу

За свидетельствованием копии документа или выписки из документа вправе обратиться любое лицо, в том числе не являющееся владельцем документа.

Какой документ необходимо предоставить для свидетельствования копии или выписки

Нотариусу в обязательном порядке необходимо предоставить оригинал документа. Перед заверением копии документа нотариус проверит, полностью ли соответствует копия оригиналу, документ должен содержать весь текст и реквизиты документа без сокращений и искажений.

Копия документа и выписка из документа могут быть исполнены рукописно либо с использованием технических средств, за исключением факсимильных аппаратов. Рукописная копия документа пишется четко и разборчиво на стандартных листах, не допускается писать карандашом, красными и зелеными чернилами, очень мелким почерком и делать многочисленные вставки, ссылки, исправления.

Условия свидетельствования верности копий документов и выписок из них

• документ не должен противоречить законодательству;
• документ должен иметь юридическое значение при наличии в нем обязательных для данного вида документа реквизитов (наименование органа, организации, выдавших документ, дата, печать, подпись и др.);
• верность копий свидетельствуется, если это не запрещено законодательством.

Случаи, при которых сделать копию документа невозможно

• если свидетельствование копии запрещено законодательством, в частности, документы, содержащие сведения, не подлежащие разглашению в силу их секретности и имеющие гриф «секретно» или «совершенно секретно», либо, когда в тексте документа содержится отметка о запрещении свидетельствования копии с него (копированию не подлежит);
• не могут быть засвидетельствованы копии документов, представляющих собой изложение сделки, заключенной между физическими лицами или с участием физических лиц, в простой письменной форме;
• не подлежат свидетельствованию копии брошюр, газетных публикаций и других печатных изданий;
• не допускается свидетельствование верности копий документов, выданных органами, регистрирующими акты гражданского состояния, и архивами органом, регистрирующих акты гражданского состояния, управлений юстиции областных (Минского городского) исполнительных комитетов, если в них имеются исправления, в том числе оговоренные.

Особенности свидетельствования верности копий документов и выписок из них

Верность копии документа или выписки из документа, исходящего от гражданина, свидетельствуется только при условии, что подлинность его подписи на документе засвидетельствована нотариально.

Срок действия документа значения не имеет, законодательством разрешено свидетельствование верности копии документа, срок действия которого истек.

Для свидетельствования верности копии документа, изложенного на иностранном языке, необходимо наличие нотариально засвидетельствованного перевода этого документа на русский (белорусский) язык.

Нотариус
Брестского нотариального округа Наталия Марчук